プレゼン資料作成で注意している9つのこと

先日ちょっとプレゼンテーションについて書いてみました。
いい企画書の作り方(と自分は思っている)

その後ちょうどプレゼン資料を作成する必要がありまして
いろいろリサーチをしていく中で
一伝入魂:パワポ芸さんが素晴らしくまとめられていましたので
思わずリンクを貼ってしまいました。
非常に勉強になりますので、PowerPointを使って
プレゼンテーションを作成する機会が多い方は必読かも。

ところで自分は登壇してスピーチをするよりも
プレゼンテーション企画書そのものを
作成することが圧倒的に多いのですが

「実際何に気を使っているのだろう?」

と気になりまして先日のエントリーと合わせて改めて整理をしてみました。
 

By: NASA Goddard Space Flight Center

1.最初に課題を入れること

これは賛否あると思いますが、現状の把握
という意味で自分は入れておくことが多いです。
仮説としても構いません。
それを”何によって解決します”
と提示することで次のページからの期待に
持っていきたいと考えています。

2.言葉をどんどん簡潔化させる

言いたいことが多いとどうしても言葉が多くなります。
しかしそれでは相手に伝わらないのです。
”本当に伝えたいことは何か”
”本当に分かってもらいたいことはなにか”
を1ページに込めると言葉はドンドンそぎ落とされます。
そのために1度企画書を作成したら何度も見直し、
言葉を入れ替えるなどの推敲は必須のタスクです。

3.フォントは大きめに

上記とも連動しますがフォントはやや大きく書きます。
すると結局言葉は簡潔にならざるを得ないのです。
よく10とか12ptくらいの文字でびっしり書かれてくる方もいますが
目がチカチカしないのかな?と思ったりします。

4.相手のメリットを一行で書く

相手が欲しいのは製品や機能ではなくて、
”解決方法”。ですから、
そこにフォーカスしてメリットを盛り込んでおきます。

5.デメリットも盛り込んでおく

これは後からのトラブルを防ぐという意図もありますが
何を調整してもらいたいのか
と自分たちの要望を伝えることでもあります。
また最初から明示しておくことで信頼感を得ることにもできます。
プレゼンははったりではなく、正直に。

6.図形か写真を挿入する

文字だらけのプレゼンテーションは正直味気ないです。
登壇する機会はありませんが、
文字だらけの企画書を見せられても
なかなかイメージがしにくい時もあります。
こういう時は図形がベターです。

7.データを差し込んでおく

数値データは極力入れておくようにします。
経済産業省や総務省などには市場データが多く掲載されています。
どうしてあまり利用されていないのか不思議です。
また民間リサーチ会社も自社調査データを多くリリースしていますので
問題のない範囲を調べたうえで掲載したりすることは多いです。

8.クスっと笑ってもらえるページを差し込む

ずっと堅苦しいと疲れてしまいます。
背景の写真だったり、ちょっとしたコピーだったり
少しユーモアを入れるように心がけます。
例えば「ここで一息・・・」
というページをつくって実際の現場では
「ここまででご質問は・・」
とやってみたりするイメージですね。

9.想定される質問の回答を入れておく

プレゼンの場は必ず質問がきます。
そのFAQ的なものを最後のページに差し込んでおいたり
別資料としてあらかじめ用意したりします。
そうすると先方も社内に説明するときに便利ですよ。

By: Tobias Toft

最後にまとめ

とにかくシンプルにストーリー性をもって作成する!
ということを心がけています。

最初はやっぱり文字が多い企画書を作成していたのですが
数を重ねるごとに、文字はなくその分トークで伝えよう
と考え方が変わりました。
またビジュアルで伝えたほうが、覚えていただけるケースが多かったことも
影響しているかもしれません。
結局文字が多いか、ビジュアルで演出するか
どちらかに寄っていくのかな、と思います。

あとは登壇してスピーチするときに気をつけることなども
これに付記していろいろ出てくると思いますが
それはまたの機会に!

 

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